Notificare globală de confidențialitate a angajaților

Această Notificare globală de confidențialitate a angajaților („Notificarea privind confidențialitatea angajaților” sau „Notificarea”) se aplică în întreaga organizație globală Ecolab tuturor angajaților și contractorilor independenți. Această notificare prezintă informațiile personale pe care Ecolab le poate colecta în timpul relației dumneavoastră de muncă cu Ecolab, modul în care Ecolab utilizează și protejează aceste informații și cu cine le putem împărtăși.

Această Notificare de confidențialitate a angajaților este concepută pentru a stabili un standard uniform pentru fiecare entitate Ecolab în ceea ce privește protecția informațiilor personale ale angajaților. Ecolab ia cunoștință că anumite legi pot impune cerințe suplimentare față de cele descrise în această Notificare privind confidențialitatea angajaților. Ca atare, prezenta Notificare completează Politica de confidențialitate pentru relațiile cu publicul. În plus, în cazul unui conflict, notificările locale sau dezvăluirile referitoare la confidențialitate specifice țării dumneavoastră de reședință vor prevala față de această Notificare privind confidențialitatea angajaților.

Informațiile personale (cunoscute și ca informații de identificare personală sau date cu caracter personal) sunt informații care pot fi utilizate pentru a vă identifica pe dumneavoastră sau orice altă persoană la care informațiile se pot referi. Anumite informații sunt necesare pentru stabilirea relației de muncă, în timp ce alte informații sunt colectate pe toată durata contractului dumneavoastră de muncă. Ecolab colectează informații în conformitate cu aspectele permise de legislația din țara dumneavoastră de reședință. Anumite informații, cum ar fi sexul, rasa și religia, pot fi colectate numai acolo unde este permis legal în jurisdicția dumneavoastră.  

Informațiile cu caracter personal pe care le colectăm legat de contractul dumneavoastră de muncă pot include următoarele:

• Nume și informații de contact, inclusiv informații de contact în caz de urgență (de exemplu, adresă; număr de telefon; e-mail, fax);
• Informații despre personal (de exemplu, data nașterii, starea civilă, locul nașterii, naționalitatea, reședința, cetățenia, statutul permisului de muncă, statutul militar, limba preferată);
• Informații de plată (de exemplu, informații despre contul bancar personal, formulare și informații legate de taxe, numărul cardului corporativ Ecolab);
• Informații de identificare (de exemplu, SSN sau alt număr național de identificare, numărul pașaportului, numărul permisului de conducere, numărul plăcuței de înmatriculare);
• Informații despre cont (de exemplu, date de autentificare pentru Portalul de locuri de muncă Ecolab sau alte portaluri pentru angajați);
• Informații despre angajare (de exemplu, datele angajării, compensații și beneficii, afilierea la sindicat, pensionare, asigurări, beneficiari, restricții de muncă și acomodări, rezolvarea reclamațiilor, performanță);
• Informații despre post (de exemplu, numărul de identificare Ecolab, denumirea postului, departament/unitate de afaceri, supervizor, loc de muncă, computer și acces la facilități);
• Educație și formare (de exemplu, nivel de educație, domeniu și instituție, evaluări de competențe, licențe și certificări profesionale sau cursuri de formare);
• Istoricul profesional (de exemplu, angajatori anteriori sau posturi anterioare; scrisori de recomandare);
• Informații despre prezență (de exemplu, concediu cu plată („PTO”) și cereri de PTO și toate celelalte cereri de concediu);
• Informații din sfera comunicării (de exemplu, mesaje vocale, e-mailuri, corespondență, documente și alte rezultate ale muncii și comunicări create, stocate sau transmise folosind rețelele, aplicațiile, dispozitivele, computerele sau echipamentele de comunicații noastre; informații din sondaje);
• Informații colectate din procesele de angajare și reziliere (de exemplu, informații legate de interviu, CV-uri, scrisori de intenție, referințe, scrisori de referință, verificări ale antecedentelor și ale creditului, transcrieri, interacțiuni înainte de angajare, scrisori de referință, scrisori de ofertă și de acceptare, data de angajare, de începere și încheiere, data demisiei și motive);
• Informații privind evaluarea și monitorizarea expunerii la igiena industrială;
• Alte informații furnizate în formulare necesare pentru beneficii, salarii sau resurse umane, în conformitate cu legile aplicabile;
•  Informații despre imagini și asemănări, acolo unde este permis de lege și/sau după o notificare ulterioară, acolo unde impune legea (de exemplu, fotografie de identificare, filmări CCTV, alte imagini sau fotografii și orele și locațiile de utilizare a cardului de acces);
• Informații despre tehnologie și informații prezentate prin Notificarea privind modulele cookie Ecolab, atunci când accesați anumite site-uri web Ecolab, acolo unde permite legislația locală, inclusiv în cazul în care un angajat poate renunța la colectarea de informații (de exemplu, navigare, online sau alte informații de utilizare de pe dispozitivele companiei sau în rețelele companiei, adresele IP ale dispozitivului de lucru, ID-ul utilizatorului, parola și orice alte acreditări utilizate pentru a accesa sistemele, aplicațiile, dispozitivele, computerele sau echipamente de comunicații Ecolab);
• Identificatori personali unici afiliați cu anumite tehnologii de urmărire a site-urilor web, conform descrierii din Notificarea privind modulele cookie Ecolab și la care puteți renunța în conformitate cu respectiva Notificare privind modulele cookie (de exemplu, identificatorul dispozitivului; modulele cookie, balize, etichete de pixeli, identificatori de anunțuri mobile sau alte tehnologii similare sau alte forme de identificatori persistenți). Vă rugăm să rețineți că, deși această Notificare de confidențialitate a angajaților se aplică în întreaga activitate a angajaților, aplicabilitatea modulelor cookie și a notificării privind modulele cookie afiliate pot varia dacă vă aflați pe anumite site-uri web în afara www.ecolab.com.
• Alte informații care pot fi schimbate în cursul desfășurării relației de muncă cu Ecolab.

Unele informații personale, cum ar fi informații biometrice, date precise despre locație, gen, rasă, religie și informații despre sănătate, precum și comunicările în care nu suntem destinatarul vizat, sunt considerate informații personale sensibile în conformitate cu anumite reglementări privind confidențialitatea datelor. Nu colectăm informații personale sensibile în toate jurisdicțiile în care ne desfășurăm activitatea. Acolo unde este cerut de lege, va fi obținut consimțământul dumneavoastră explicit pentru colectarea, prelucrarea sau transferul unor astfel de informații personale sensibile. Se vor asigura măsuri de securitate și protecție adecvate, care vor fi congruente cu natura și riscurile asociate datelor și activităților de prelucrare.

Atunci când furnizați informații cu caracter personal către Ecolab, așa cum este descris în această Notificare privind confidențialitatea angajaților, aceste informații personale sunt de obicei colectate direct de la dumneavoastră și veți ști care sunt informațiile personale exacte pe care le colectăm.

În anumite circumstanțe limitate, furnizorii de servicii terți pot, de asemenea, să colecteze informații în numele Ecolab (de exemplu, în scopul verificării antecedentelor, screening-ului etc.), deși o astfel de colectare a informațiilor dumneavoastră va fi întotdeauna în contextul angajării dumneavoastră și vă vom informa că o terță parte colectează informațiile dumneavoastră în momentul colectării.

În cele din urmă, se pot colecta anumite informații de la clienți, asociați sau alte entități cu care puteți interacționa pe durata angajării la Ecolab (de exemplu, sondaje cu clienții pentru evaluarea performanței și în scopuri similare).

Sub rezerva termenilor acestei Notificări privind confidențialitatea angajaților, Ecolab folosește categoriile de informații personale descrise mai sus în mai multe moduri. Dacă nu este specificat altfel, informațiile de mai sus pot fi utilizate în oricare dintre scopurile enumerate mai jos. Aceste scopuri nu sunt exhaustive și este posibil să primiți o notificare ulterioară despre scopuri suplimentare pentru alte tipuri specifice de prelucrare. Ecolab poate folosi informațiile dumneavoastră personale pentru:

• Determinarea eligibilității dumneavoastră pentru angajare, inclusiv verificarea referințelor și a calificărilor;
• Administrarea salariilor și beneficiilor dumneavoastră;
• Evaluarea calificărilor pentru un anumit loc de muncă sau o anumită activitate;
• Permite comunicarea și crearea de rețele între angajați;
• Respectarea legislației muncii sau de angajare aplicabile;
• Contactarea cu privire la alte oportunități de recrutare;
• Furnizarea de informații generale despre Ecolab;
• Răspunde la întrebările și solicitările tale;
• Prelucrarea cererilor legate de muncă (de exemplu, compensații pentru lucrători și cereri de asigurare);
• Furnizarea instruirii sau a altor cerințe de dezvoltare;
• Efectuarea evaluărilor de performanță și a măsurilor disciplinare;
• Stabiliți contact în caz de urgență;
• Respectarea obligațiilor legale, inclusiv cerințele de sănătate și siguranță și solicitările de informații de la agențiile guvernamentale și investigațiile de securitate sau pentru a susține sau apăra o pretenție legală;
• Alcătuiește directoarele angajaților;
• Asigurarea securității informațiilor deținute de companie;
• Gestionați resursele de personal, planificarea financiară, conformitatea corporativă, auditurile interne și alte tipuri de administrare;
• Administrarea aplicațiilor, software-ului și sistemelor electronice;
• Îmbunătățirea satisfacției și performanței angajaților;
• Prevenirea activităților potențial frauduloase, interzise sau ilegale;
• Gestionarea în general a tuturor aspectelor relației de muncă, inclusiv, dar fără a se limita la stabilirea, menținerea și încetarea relațiilor de muncă, operațiuni generale și scopuri administrative, financiare și legate de resurse umane;
• Pentru alte scopuri care sunt necesare și rezonabil impuse de Ecolab, pentru care veți primi o notificare ulterioară dacă este o abatere semnificativă de la scopurile de mai sus.

În țările aplicabile, informațiile pe care le furnizați în secțiunea privind egalitatea de șanse a unei cereri de angajare vor fi utilizate exclusiv în scopul monitorizării egalității de șanse în cadrul întreprinderii globale Ecolab. Ecolab nu utilizează aceste informații în scopuri de marketing.

Ecolab poate colecta informații similare sau înrudite sau poate utiliza informații personale într-un scop similar sau înrudit, în conformitate cu legile și reglementările unei anumite jurisdicții. Acolo unde este necesar, o notificare ulterioară va fi furnizată înainte de colectarea suplimentară. În funcție de jurisdicția dumneavoastră, s-ar putea să aveți drepturi de persoană vizată asupra datelor, cum ar fi ștergerea, corectarea sau limitarea utilizării acestora. Astfel de drepturi ale persoanei vizate și jurisdicțiile în care sunt aplicabile sunt descrise mai jos sau în notificări specifice jurisdicției. 

Anumite informații colectate sunt necesare pentru stabilirea și menținerea relației de muncă. Dacă alegeți să nu furnizați informațiile necesare, este posibil să nu putem respecta sau continua un contract de muncă sau să vă oferim toate beneficiile pe care le-ați avea altfel. Puteți întreba în orice moment dacă anumite informații sunt necesare sau opționale și puteți înțelege cum vă poate afecta ștergerea anumitor informații.

Putem furniza oricare dintre categoriile de informații cu caracter personal descrise angajaților, consultanților, afiliaților sau altor întreprinderi sau persoane Ecolab, în scopul de a prelucra astfel de informații în numele nostru, pentru a stabili, gestiona sau înceta relația de muncă cu dumneavoastră. În astfel de cazuri, solicităm ca aceste părți să fie de acord să protejeze confidențialitatea acestor informații, în conformitate cu termenii prezentei Notificări privind confidențialitatea angajaților, precum și cu Notificarea privind confidențialitatea Ecolab în relația cu publicul și cu orice standarde interne de conformitate privind confidențialitatea, precum și cu legile și reglementările din jurisdicția dumneavoastră.

Părțile care primesc informațiile dumneavoastră pot include:

• Afiliații noștri și companiile asociate;
• Parteneri de afaceri, contractori și parteneri de canal, care nu sunt considerați companii afiliate;
• Furnizori terți sau furnizori de servicii care oferă servicii esențiale și necesare pentru a vă sprijini angajarea sau candidatura și/sau pentru a vă furniza anumite servicii legate de angajare (inclusiv pentru scopurile menționate în secțiunea precedentă);
• Terți care pot oferi consultanță profesională (de exemplu, avocați, bancheri, contabili);
• Agenții guvernamentale sau alte părți ca răspuns la procese legale sau alte solicitări, acolo unde este permis de lege;
• Cu alte persoane sau terțe părți cu care ați solicitat să împărtășim informații.

Cu excepția celor descrise mai sus, nu vom transmite informațiile dumneavoastră cu caracter personal altor companii terțe pentru utilizarea comercială sau în scop de marketing fără consimțământul dumneavoastră sau cu excepția unui anumit sau al unei anumite caracteristici pentru care puteți opta sau nu.

În plus, este posibil să eliberăm informații cu caracter personal: (i) în măsura în care avem convingerea cu bună-credință că o astfel de acțiune este necesară pentru a respecta orice lege aplicabilă; (ii) pentru a ne impune drepturile și/sau a face sau a apăra pretenții legate de angajarea dumneavoastră cu Ecolab, pentru a ne proteja împotriva oricărei răspunderi, pentru a ne apăra împotriva oricăror revendicări, pentru a proteja drepturile, proprietatea și siguranța personală a oricărei persoane sau pentru a proteja bunăstarea publică ; (iii) atunci când dezvăluirea este necesară pentru a proteja securitatea altor persoane, în conformitate cu legile aplicabile (iv) pentru a răspunde la o hotărâre judecătorească, citație, mandat de percheziție sau alt proces legal, în măsura permisă și restricționată de lege; (v) în cazul în care trecem printr-o tranziție de afaceri, cum ar fi o fuziune, cesionare, achiziție, lichidare sau vânzare a tuturor sau a unei părți din activele noastre; sau (vi) pentru un scop suplimentar care este direct legat de scopul inițial pentru care au fost colectate informațiile personale.

Ecolab va păstra informațiile dumneavoastră cu caracter personal doar cât timp este necesar pentru scopurile prevăzute în această Notificare privind confidențialitatea angajaților, echivalentă de obicei cu durata angajării dumneavoastră, plus cel puțin un an suplimentar după încetarea raportului de muncă. 

În anumite jurisdicții, perioada de timp în care informațiile dumneavoastră personale vor fi păstrate poate varia în funcție de legislația locală. Puteți să vă întrebați managerul sau să contactați Ecolab, conform descrierii din acest document, referitor la perioada de păstrare care este specifică jurisdicției dumneavoastră. În plus, este posibil să păstrăm și să folosim informațiile personale în măsura în care este necesar pentru a ne conforma obligațiilor legale (de exemplu, dacă ni se cere să păstrăm datele dumneavoastră pentru a respecta legile aplicabile), a rezolva litigiile și a pune în aplicare acordurile și politicile noastre legale.

Dacă vă aflați în afara Statelor Unite, în special dacă vă aflați în Canada, Brazilia, Uniunea Europeană ("UE"), Spațiul Economic European ("SEE"), Noua Zeelandă, Republica Africa de Sud, Elveția, Regatul Unit sau alte țări cu legi similare privind confidențialitatea datelor, vă rugăm să rețineți că noi și serverele noastre ne aflăm în Statele Unite. Orice informații pe care ni le furnizați pot fi transferate și procesate în Statele Unite sau în alte țări din întreaga lume în care desfășurăm afaceri. Deși acest lucru poate include destinatarii informațiilor aflați în țări care asigură un nivel mai scăzut de protecție juridică a informațiilor dumneavoastră cu caracter personal comparativ cu țara dumneavoastră, vom depune eforturi pentru a vă proteja informațiile în conformitate cu cerințele aplicabile legii din jurisdicția dumneavoastră și vom lua măsuri pentru a transmite datele numai părților terțe care oferă protecție similară. Prin implicarea și furnizarea de informații personale și alte date pe care Ecolab le poate colecta, procesa, utiliza sau transfera în mod legitim în legătură cu relația dumneavoastră cu Ecolab, sunteți de acord fără ambiguitate ca informațiile dumneavoastră să fie colectate, procesate, utilizate și transferate așa cum este dezvăluit aici.

Ecolab respectă Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor („DPF UE-SUA”), extensia pentru Regatul Unit a DPF UE-SUA și Cadrul Elveția-SUA privind confidențialitatea datelor („DPF Elveția-SUA”), așa cum este stabilit de Departamentul de Comerț al SUA (colectiv, „Programul DPF”). 

Ecolab a asigurat Departamentul de Comerț al SUA că aderă la principiile Cadrului UE-SUA privind protecția datelor („DPF UE-SUA”) Principiile DPF") la prelucrarea informațiilor personale primite din UE și Regatul Unit. Ecolab a asigurat, de asemenea, Departamentul de Comerț al SUA că aderă la principiile Cadrului Elveția-SUA privind confidențialitatea datelor („Principiile DPF Elveția-SUA”, împreună cu „Principiile DPF UE-SUA”) Principiile DPF” sunt denumite „Principii”) atunci când procesează informații personale primite din Elveția. În cazul unui conflict între termenii din această Politică de confidențialitate și Principiile DPF UE-SUA (inclusiv Extensia pentru Regatul Unit) și/sau Principiile DPF Elveția-SUA, Principiile vor guverna. Pentru a afla mai multe despre programul Cadrul de confidențialitate a datelor și pentru a vedea certificarea noastră, accesați https://www.dataprivacyframework.gov/. Pentru a vedea lista completă a organizațiilor participante, vă rugăm să vizitați https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. În anumite circumstanțe, Ecolab poate păstra răspunderea pentru acțiunile anumitor terți dacă acei terți prelucrează informații cu caracter personal (IP) care provin din UE, Regatul Unit, Gibraltar și/sau Elveția pe care Ecolab le dezvăluie într-o manieră neconformă cu Principiile.

Dacă aveți întrebări sau plângeri cu privire la gestionarea de către noi a informațiilor dumneavoastră personale în cadrul DPF, vă rugăm să ne contactați folosind informațiile din secțiunea „Contactați-ne” de mai jos.  În cazul în care aveți în continuare o problemă specifică legată de confidențialitate care nu a fost rezolvată după ce ați încercat să vă adresați direct Ecolab, Ecolab s-a angajat să colaboreze cu grupul instituit de autoritățile UE pentru protecția datelor (DPA), Biroul comisarului pentru informații din Regatul Unit (ICO), Comisarul federal elvețian pentru protecția datelor și informații (FDPIC) în ceea ce privește plângerile nerezolvate referitoare la gestionarea de către noi a informațiilor personale primite în temeiul DPF DPF și extinderea Regatului Unit la UE-SUA. UE-SUA și a DPF DPF. După cum este descris în Programul DPF, persoanele fizice pot avea opțiunea de a selecta arbitrajul obligatoriu pentru soluționarea plângerii lor cu privire la informațiile personale care provin din UE, Regatul Unit, Gibraltar sau Elveția. Vă rugăm să vizitați site-ul web al Programului DPF de mai sus pentru cele mai actualizate informații. 

Ecolab face obiectul autorității de investigare și de aplicare a Comisiei Federale de Comerț a SUA în scopul asigurării respectării DPF. În plus, în circumstanțe limitate, autoritățile publice din SUA, inclusiv, dar fără a se limita la, Guvernul Federal al SUA, pot înainta cereri legale către Ecolab pentru a obține anumite informații personale cu care Ecolab trebuie să se conformeze.

Ecolab va lua măsuri rezonabile pentru a vă proteja informațiile personale aflate în posesia Ecolab și pentru a le asigura împotriva riscului de pierdere, utilizare greșită, acces neautorizat, dezvăluire, modificare și distrugere. Folosim măsuri de securitate standard din industrie menite să protejeze securitatea tuturor informațiilor colectate în timpul relației de muncă. Ecolab își revizuiește periodic măsurile de securitate într-un efort de a asigura confidențialitatea informațiilor personale. Cu toate acestea, securitatea informațiilor transmise prin internet sau prin intermediul unui dispozitiv mobil nu poate fi niciodată garantată. Nu suntem responsabili pentru nicio interceptare sau întrerupere a oricăror comunicări prin internet sau pentru modificările sau pierderile de date.

Sunteți responsabil pentru menținerea securității oricărei parole, ID de utilizator sau alte forme de autentificare implicate în obținerea accesului la zonele protejate cu parolă sau securizate ale sistemelor Ecolab la care vi s-a acordat acces pe baza poziției dumneavoastră. Pentru a vă proteja pe dumneavoastră și informațiile dumneavoastră, vă putem suspenda accesul la orice sisteme Ecolab, fără notificare, în așteptarea unei investigații, dacă este suspectată vreo încălcare a securității.

Ecolab va lua măsuri de precauție rezonabile pentru a se asigura că informațiile dumneavoastră personale sunt utilizate numai în scopurile pentru care au fost colectate, așa cum este descris în această Notificare de confidențialitate a angajaților. Ecolab va lua măsuri pentru a se asigura că informațiile personale sunt relevante pentru utilizarea intenționată, exacte, complete și actuale. Cu toate acestea, Ecolab se bazează pe dumneavoastră pentru a furniza actualizări corecte ale informațiilor dumneavoastră cu caracter personal.

Ecolab își rezervă dreptul de a modifica această Notificare de confidențialitate a angajaților din când în când, pentru ca aceasta să reflecte cu acuratețe mediul de reglementare și principiile noastre de colectare a datelor. Atunci când se fac modificări semnificative în această Notificare de confidențialitate a angajaților, Ecolab vă va transmite notificarea revizuită. Această Notificare de confidențialitate a angajaților a fost modificată ultima dată în septembrie 2024.

Dacă aveți întrebări sau comentarii despre această Notificare de confidențialitate a angajaților furnizată de Ecolab, vă rugăm să ne contactați la  844-880-8355 sau dataprivacy@ecolab.com.

Următoarele entități afiliate din SUA sunt incluse în certificarea Ecolab în cadrul Programului DPF:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Inc.
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Společnost Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• NALCO INDUSTRIAL OUTSOURCING COMPANY
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations, Inc.
• Pest Management LLC
• Purolite LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC